Excel・CSVの転記・集計を、検査できる処理にする

以下は検討時の処理例です。導入済みの事例や、機能の提供を保証するものではありません。

1. 01入力

   元のCSV・Excelとマスターを保存する

   取り込んだファイルを識別できる名前・日時・版で保存します。文字コード、列名、商品コード、数量、日付などの型と必須項目を検査し、元ファイルを書き換えない方針にします。

   次の工程に渡すもの取込記録、元データ、入力検査の結果。

2. 02処理

   マスター照合・重複検査・集計を実行する

   照合キー、重複の定義、集計単位を規則として実装します。同じファイルを再処理しても二重に計上しない方法を決めます。自由記述欄の分類だけ、必要性がある場合にAIを検討します。

   次の工程に渡すもの採用された行、除外・保留された行、集計の内訳。

3. 03出力

   集計表と例外一覧をセットで渡す

   件数・数量の検算に必要な情報と、行番号・理由を付けた例外一覧を出します。修正したデータの再実行、処理前後の照合、失敗時のやり直しも運用として整理します。

   次の工程に渡すもの集計表、例外一覧、処理ログと検算結果。

Excel業務の棚卸し

参照するファイル、コピーする列、関数やマクロ、作成する帳票、手で直している例外を整理します。まず規則で処理できる部分を明らかにします。

検査・集計処理の開発

CSV取込、マスター照合、必須・型・重複の検査、帳票出力を実装する範囲を検討します。既存Excel、スクリプト、業務システムのどれが適切かを利用環境で判断します。

再実行と運用の設計

取込済みの識別、再処理、例外の修正、担当者への説明を整理します。集計の一致、例外検出、再実行時の二重計上の有無、手作業の残りを検証します。

原本を残して、出力先を分ける

取込元を保管し、集計結果で上書きしないようにします。訂正後の再実行でどの版を使ったかを記録し、必要な場合に元の状態へ戻せる方法を検討します。

再実行による二重計上を防ぐ

処理単位と識別キーを決め、同じ入力を再度取り込むケースをテストします。途中で失敗した場合の再開・取消方法と、結果を確定する担当を決めます。

共有範囲と自動実行の権限を確認する

顧客情報や売上を含むファイルの閲覧・更新権限を確認します。AIを使う場合も必要な自由文だけを対象とし、保存・学習利用の条件を確認します。